contact
contact

Waarom je voortdurend je e-mails checkt en hoe je het kan afleren

Volgens onderzoek controleert de gemiddelde persoon zijn e-mails elf keer (!) per uur. Van alle e-mails die we binnen krijgen zou 70% binnen de zes seconden geopend worden en 85% binnen de twee minuten. Harvard Business Review publiceerde een tijdje terug data waaruit bleek dat 25% van de tijd die aan e-mails wordt besteed wordt doorgebracht met e-mails die nooit aan die bepaalde ontvanger hadden moeten worden gestuurd en nog eens 25% wordt doorgebracht met e-mails die door de ontvanger nooit beantwoord hadden moeten worden. Als je bedenkt dat je na een onderbreking van een halve minuut ongeveer twee minuten nodig hebt om je eerdere concentratieverlies te herstellen, begrijp je zo dat voortdurend je e-mails controleren een ongelofelijk productiviteitsverlies met zich meebrengt. Intel heeft de kostprijs van onnodig e-mail verkeer zo ooit eens op 1 miljard dollar geschat…

Bovenstaande onderzoeksresultaten zijn natuurlijk op basis van steekproeven tot stand gekomen, maar als je zelf eens een dag lang bewust je e-mailgebruik volgt, denk ik dat de meesten tot vrij gelijkaardige conclusies zouden komen.

Onze inbox (en dat geldt voor de meeste digitale afleidingen) is zo uitgewerkt dat ze misbruik maakt van onze biologische samenstelling en dan vooral van de hersenkoppelingen die zich voornamelijk in onze prefrontale cortex situeren (Professor Theo Compernolle noemt dit het “reflexbrein”).

Als gevolg van deze biologische bijzonderheden is het zo dat het vinden van iets nieuws ons een gevoel van bevrediging geeft. Omdat onze e-mails om de zoveel tijd eens een lootbox bevatten, voelen we ons aangetrokken om onze inbox te controleren.  Anderzijds zijn we evenzeer ingesteld op gevaar en controleren we onze e-mail dus ook om zeker niet de mails te missen die slecht nieuws bevatten. Dit laatste zorgt er trouwens voor dat we vaak een verhoogd stressniveau ervaren bij het controleren van onze e-mails, een bijkomend argument om niet elk vrij moment te doden met het controleren ervan!

Deze en andere biologische driften zijn moeilijk in te tomen. Ze leiden ons onbewust en het is daarom belangrijk om e-mailconsumptie methodologisch aan te pakken. Gelukkig kan je met de implementatie van enkele praktische tips al een heel eind op weg geraken om je e-mailverbruik in te tomen en je productiviteit een boost te geven.

1. Doe e-mails in batches

In plaats van ondoordacht en met een onregelmatige frequenties je e-mails te controleren is het beter om hier bewust tijdsvakken voor uit te trekken in je agenda. Een goede vuistregel is om te proberen al je e-mails af  te werken in 2 à 3 batches per dag van ongeveer 30 à 40 minuten. Probeer minstens om je e-mails niet te controleren voor je je dag begint en zeker niet in korte pauzes. Die momenten heb je nodig om je brein wat rust te gunnen.

2. Stuur niet onmiddellijk terug

We zijn geneigd om sociaal gedrag met wederkerig sociaal gedrag te beantwoorden. Dat kan leiden tot een lange uitwisselingsreeks van korte e-mails die geen eigenlijke inhoud hebben, maar toch je aandacht opeisen. Maak er daarom een regel van om nooit onmiddellijk op een e-mail te antwoorden. Voor de meeste e-mails is het aanvaardbaar dat je binnen de 24u antwoord. Soms moet het natuurlijk sneller, maar toch zeker niet binnen de 2 minuten! Een alternatief is om de verstuur later functie te gebruiken, zodat de e-mail toch minstens is afgehandeld maar je niet in de wederkerigheidsloop terecht komt.

3. Zorg dat de boodschap voor de ontvanger duidelijk is

Vaak bevatten e-mailberichten voor de ontvanger onvoldoende informatie, zodat deze niet weet wat er precies van hem verlangd wordt. Voorbeelden zijn e-mails met te veel mensen in cc, e-mails die enkel worden verstuurd om de zender in te dekken, of die algemeen ieders mening vragen over een bepaald voorstel of idee. Probeer dergelijke e-mails te vermijden, ze zijn vaak niet nuttig voor de ontvanger(s), maar kosten wel heel wat tijdverlies. Zorg dat de boodschap duidelijk is en geef bij voorkeur in de onderwerpregel al aan hoe prioritair de e-mail behandeld moet worden.

4. Gebruik een aparte folder voor echt belangrijke afzenders

Niet alle e-mails zijn gelijk. E-mails van bepaalde afzenders zijn vanzelfsprekend belangijker dan die van andere. Om te vermijden dat je telkens je inbox controleert om te zien of een bepaalde afzender al heeft terug gestuurd (het lootbox-syndroom), met als gevolg dat je ook alle andere e-mails die ondertussen zijn binnengekomen controleert, kan je je inbox zo instellen dat e-mails van bepaalde afzenders  in een aparte folder terecht komen. Zo kan je enkel die map raadplegen en als die leeg is, meteen terug naar je “echte” werk gaan.

5. De regel van 3

E-mail is ontworpen voor het eenzijdig delen van informatie. Het is absoluut niet geschikt om een gesprek te voeren. De regel van drie houdt in dat zodra er drie mails voor nodig zijn om een oplossing te bereiken, het waarschijnlijk een beter idee is om even de telefoon te nemen en te bellen of desnoods een vergadering te beleggen. 

6. De regel van 5

Een alternatief op de regel van 3 is de regel van 5. Als je boodschap meer dan 5 zinnen nodig heeft, is het misschien beter om een ander communicatiemiddel te gebruiken. Tenzij je boodschap natuurlijk belangrijke informatie bevat die eenzijdig moet worden meegedeeld.

7. Maak je inbox moeilijker bereikbaar

Voortdurend je e-mails controleren is voor velen een gewoonte geworden. En gewoontes afleren is allesbehalve eenvoudig. Een van de dingen die je kan doen is je om je inbox moeilijker bereikbaar te maken. Je kan je bijvoorbeeld uitloggen zodat je telkens je gebruikersnaam en paswoord moet invullen vooraleer je je mails kunt checken of je kan alle audiovisuele signalen uitschakelen die je naar je inbox lokken. Zeker op je telefoon is het aan te raden om dit te doen. Zo kom je minder snel in de verleiding om je mails te controleren op “verloren” momenten en bovendien is het kleine scherm van een telefoon uiterst ongeschikt om e-mails te verwerken.

Hopelijk hebben bovenstaande tips je al enigszins op weg gezet om meer bewust met je e-mails om te gaan. In onze opleiding “concentratie op de werkvloer” gaan we dieper op dit onderwerp en vele andere gelijksoortige afleidingen in, zodat je deze de baas leert blijven en je je beter op echt belangrijke taken leert concentreren.